Какая норма, правила, стандарт применяется при ведении и хранении внутренних служебных документах?

Составление и оформление документов

Какая норма, правила, стандарт применяется при ведении и хранении внутренних служебных документах?

12.01.11

Начало читай тут

Реквизит (служебного документа) — это информация, зафиксированная в служебном документе для его идентификации, организации обращения и (или) придания ему юридической силы (п.п. 4.1.4ДСТУ 2732).

Состав и последовательность размещения реквизитов в документе образуют его формуляр. Конкретному виду документа, например акту, инструкции, приказу, протоколу и др., присущ свой формуляр, своя схема построения, которая получила название «формуляр-образец».

Общие правила оформления документов изложены в ДСТУ 4163, требования которого в части оформления реквизитов можно распространять на все классы унифицированных систем документации.

2.1. Реквизиты документов, правила оформления и размещения

При составлении и оформлении организационно-распорядительных документов используют следующие реквизиты:

01 — изображение Государственного герба Украины, герба Автономной республики Крым;

02 — изображение эмблемы организации или товарного знака (знака обслуживания);

03 — изображение наград;

04 — код организации;

05 — код формы документа;

06 — наименование вышестоящей организации;

07 — наименование организации;

08 — наименование структурного подразделения;

09 — справочные данные об организации;

10 — название вида документа;

11 — дата документа;

12 — регистрационный индекс документа;

13 — ссылка на регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ;

14 — место составления или издания документа;

15 — гриф ограничения доступа к документу;

16 — адресат;

17 — гриф утверждения документа;

18 — резолюция;

19 — заголовок к тексту документа;

20 — отметка о контроле;

21 — текст документа;

22 — отметка о наличии приложений;

23 — подпись;

24 — гриф согласования документа;

25 — визы документа;

26 — оттиск печати;

27 — отметка о заверении копии;

28 — фамилия исполнителя и номер его телефона;

29 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

30 — отметка о наличии документа в электронной форме;

31 — отметка о поступлении документа в организацию;

32 — запись о государственной регистрации.

Схемы расположения перечисленных реквизитов в документах и границ зон на формате А4 углового и продольного бланка приведены на рисунках 2.1 и 2.2.

Рисунок 2.1 — Расположение реквизитов и границ зон на формате А4 углового бланка

Рисунок 2.2 — Расположение реквизитов и границ зон на формате А4 продольного бланка

Документы, оформляемые на предприятиях и в организациях, должны иметь следующие обязательные реквизиты (п. 4.4 ДСТУ 4163):

— наименование организации (07)*;

* Здесь и далее цифры в скобках указывают место расположения реквизитов в документах (см. рис. 2.1 и 2.2).

— название вида документа,кроме писем(10);

— дата документа (11);

— регистрационный индекс документа (12);

— заголовок к тексту документа (19);

— текст документа (21);

— подпись (23).

В документах, которые занимают две и более страницы, реквизиты 22 — 28 проставляют после текста (21), а реквизиты 29 — 31 располагают на нижнем поле первой страницы документа.

При изготовлении бланков документов используют реквизиты:

— изображение Государственного герба Украины, герба Автономной республики Крым (01);

— изображение эмблемы организации или товарного знака (знака обслуживания) (02);

— изображение наград (03);

— код организации (04);

— код формы документа (05);

— наименование вышестоящей организации (06);

— наименование организации (07);

— наименование структурного подразделения (08);

— справочные данные об организации (09);

— название вида документа (10), кроме бланков для писем.

Рассмотрим основные правила размещения реквизитов документов.

Изображение Государственного герба Украины (01)размещают на бланках государственных учреждений в соответствии с постановлением № 2137; изображение герба АР Крым — в соответствии с нормативно-правовыми актами АР Крым.

Размеры изображения: высота — 17 мм, ширина — 12 мм.

Изображение эмблемы организации или товарного знака (знака обслуживания) (02) согласно уставу предприятия (положению об организации) располагают с левой стороны от наименования предприятия. Изображение эмблемы должно быть зарегистрировано в установленном порядке. Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещено изображение Государственного герба Украины.

На бланках документов негосударственных предприятий разрешено располагать изображение эмблемы на верхнем поле документа, где на бланках документов государственных предприятий и организаций располагают изображение Государственного герба (т. е. над серединой строк с наименованием предприятия, а на бланках с продольным расположением реквизитов — в центре верхнего поля).

Изображение наград (03) воспроизводят на бланках документов в соответствии с законодательством и располагают с левого края бланка на уровне реквизитов «Наименование организации» (07) и «Наименование структурного подразделения» (08).

Код организации (04) по ЕГРПОУпроставляют после реквизита «Справочные данные об организации» (09).

Код формы документа ДКУД (05) (если он есть) проставляют выше реквизита «Название вида документа» (10) только для унифицированных форм документов, названия которых включены в классификатор управленческой документации ДК 010.

Наименование вышестоящей организации (06) указывают сокращенно, а в случае отсутствия официально зарегистрированного сокращения — полностью.

Наименование организации (07) — автора документа должно соответствовать наименованию, указанному в его учредительных документах. Сокращенное наименование организации указывают тогда, когда оно официально зафиксировано в уставе (положении об организации).

Сокращенное наименование располагают ниже полного отдельной строкой в центре. Стандарт говорит также о том, что сокращенное наименование организации приводят в скобках или без них. Однако указание в скобках предпочтительнее, чтобы сокращенное наименование не воспринималось как продолжение полного, а также чтобы было понятно, что можно использовать как полное, так и сокращенное наименование.

Наименование структурного подразделения организации (08), филиала, территориального отделения указывают тогда, когда такие обособленные подразделения являются авторами документа. Этот реквизит располагают ниже реквизита «Наименование организации» (07). Преимущественно он указывается во внутренних документах предприятия (протоколах, докладах и служебных записках).

Справочные данные об организации (09) включают: почтовый адрес и другие сведения (номера телефонов, факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.). Их размещают ниже наименования предприятия или структурного подразделения. Если предприятие зарегистрировано по одному адресу, а находится по другому, в бланках указывают почтовый адрес по месту нахождения предприятия.

Название вида документа (10) должно соответствовать перечню форм, которые используют на предприятии. Перечень включает названия унифицированных форм документов согласно ДК 010 и названия других документов, которые соответствуют организационно-правовому статусу предприятия.

На продольном бланке название вида документа фиксируют посередине, а на угловом — в левом верхнем углу под наименованием предприятия или структурного подразделения.

В письме название вида документа не указывают.

Регистрационный индекс документа (12) составляют из его порядкового номера, который можно дополнять по решению предприятия индексом дела по номенклатуре дел*, индексом структурного подразделения, корреспондентов, вопросов деятельности и др.

* Подробно о составлении номенклатуры дел см. в газете «Налоги и бухгалтерский учет», 2007, спецвыпуск № 7.

На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные индексы авторов проставляют через правостороннюю косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо).

Месторасположение этого реквизита зависит от бланка (угловой или продольный), а также от вида документа.

Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа (13) включает индекс и дату документа, на который дается ответ. Этот реквизит размещают ниже или на уровне регистрационного индекса на специально отведенном месте на бланке.

Место составления или издания документа (14) указывают на всех документах, кроме писем, в которых эти сведения получают из реквизита «Справочные данные об организации» (09), и располагают на уровне или ниже реквизитов «Дата документа» (11) и «Регистрационный индекс документа» (12).

Гриф ограничения доступа к документу (15) (секретно, для служебного пользования) проставляют без кавычек справа в верхнем углу на первой странице документа. При необходимости его дополняют данными, предусмотренными нормативно-правовыми актами, регламентирующими порядок ведения делопроизводства, которое содержит информацию ограниченного доступа.

А теперь более подробно рассмотрим правила проставления прочих реквизитов.

2.2. Датирование документа

На служебных документах обязательно проставляется дата.

Дата документа (11) — это дата его подписания, утверждения, принятия, регистрации.

Обязательному датированию подлежат также резолюции, согласования, визы, отметки о выполнении и др.

Дату документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляют цифровым способом.

Элементы даты приводят арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: число, месяц, год. Если порядковый номер числа или месяца состоит из одной цифры, то перед ней ставится 0.

Например: 05.02.2010

Разрешается при оформлении даты вначале указывать год, затем месяц и число.

Например: 2010.02.05

Обращаем внимание: при цифровом способе оформления даты буква «г.» не ставится.

В нормативно-правовых актах и финансовых документах используют словесно-цифровой способ оформления дат. Это обусловлено стремлением помешать подделке дат.

Например: 15 февраля 2010 года или 15 февраля 2010 г.

Проставляют дату документа ниже названия вида документа на специально отведенном месте на бланке. Если документ оформляют не на бланке, дата проставляется ниже подписи слева.

Для распоряжений, приказов, инструкций, положений, справок основной датой является дата подписания или утверждения. Ее проставляет лицо, которое подписывает или утверждает документ.

Для служебных писем основной датой является дата регистрации. В документах (протоколах, актах), в которых зафиксировано решение, принятое коллегиальным органом на заседании, собрании, во время проведения проверки и т. п.

основной датой является дата, когда такое событие состоялось.

2.3. Адресование документа

Адресатами (16) могут быть предприятия, их структурные подразделения, должностные лица и граждане. В случае адресования документа предприятию или его структурному подразделению без указания должностного лица их наименования указывают в именительном падеже.

При адресовании документа руководителю предприятия или его заместителю наименование предприятия входит в состав должности адресата.

Пример: Директору Николаевскогосудостроительного заводаПетрову И. И.

Если документ посылают должностному лицу, наименование предприятия указывают в именительном падеже, а должность и фамилию адресата — в дательном.

Пример: Государственный комитет архивов УкраиныОтдел формирования Национальногоархивного фонда и делопроизводстваВедущему специалистуНиколаенко П. Ф.

Если документ отправляют в несколько однородных предприятий, их следует указывать обобщенно (например: «Директорам предприятий и руководителям организаций»).

Документ не должен содержать больше четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывают. При направлении документа более чем в четыре адреса составляют список рассылки и на каждом документе указывают только одного адресата.

В состав реквизита «Адресат» входит почтовый адрес. Порядок и форма записи сведений о почтовом адресе предприятия должны соответствовать требованиям Правил № 270. Напомним, что в соответствии с п. 42 упомянутого документа почтовый адрес указывается в такой последовательности:

— наименование улицы (проспекта, бульвара, переулка), номер дома, квартиры;

— наименование населенного пункта, района, области;

— почтовый индекс;

— страна назначения.

Пример: ООО «Альянс»ул. Академика Павлова, 162, к. 14,г. Харьков, 61144, Украина

При адресовании документа физическому лицу указывают в именительном падеже фамилию, имя, отчество (или инициалы) адресата, улицу, номер дома и квартиры, населенный пункт, район, область, почтовый индекс, страну назначения.

2.4. Резолюция на документе

Указания по исполнению документа фиксируют в форме резолюции (18), включающей фамилию исполнителя (исполнителей) в дательном падеже, содержание поручения, срок исполнения. Резолюция должна быть подписана руководителем и датирована.

Пример: Иванову И. И. Прошу подготовить предложения до 16.03.2010 Смирнов

Источник: https://buhgalter.com.ua/articles/details/4320/

Можно ли применять на территории РФ международные стандарты?

Какая норма, правила, стандарт применяется при ведении и хранении внутренних служебных документах?

Ответы экспертов

Можно ли применять при проектировании и строительстве объектов, расположенных на территории РФ следующие международные стандарты:

  • EIA/TIA-568B
  • EIA/TIA-569A
  • ISO/IEC 11801:2002
  • CENELEC EN50173 Second Edition
  • Расчет минимальной ширины проезжей части двухпутной рампы в автостоянке

    Ответ эксперта

  • Разъяснения по Техническому циркуляру 11/2006 “О заземляющих электродах и заземляющих проводниках”

    Ответ эксперта

  • Правомерность требований органов госэкспертизы по возможности установления санитарного разрыва от гаражей до границы поликлиники

    Ответ эксперта

  • Разъяснения по ветровым нагрузкам, действующим на торцы прямоугольного здания с двускатным покрытием

    Ответ эксперта

  • Обязательность требований пункта 7 СП 62.13330.2011, их распространение на индивидуальное жилищное строительство

    Ответ эксперта

  • Нормативные документы, применяемые при проектировании площадки перед входом в жилой многоквартирный дом

    Ответ эксперта

  • Допустимость размещения помещения анализаторной и склада хранения баллонов с эталонными газами на разных этажах здания

    Ответ эксперта

  • Нормативно-техническая документация для определения расстояния между зданием ЗРУ и силовым трансформатором

    Ответ эксперта

  • Разъяснения по обязательности действия некоторых пунктов СП 24.13330.2011

    Ответ эксперта

  • Можно ли запроектировать установку светильников над проезжей частью улиц на высоте 6,2 м при норме не менее 6,5 м?

    Ответ эксперта

  • Обязательность комплектации оконных блоков замками безопасности

    Ответ эксперта

  • Может ли запас пенообразователя для тушения резервуаров с нефтепродуктами храниться не на складе нефти, а в пожарной части?

    Ответ эксперта

  • Эксплуатация пожарных извещателей, произведенных в период действия сертификата, с истекшим сроком на момент закупки

    Ответ эксперта

  • Выбор марки стали для элементов стропильных ферм из гнутосварных профилей и фланцев

    Ответ эксперта

  • Правила размещения трубопроводов водоснабжения и канализации при их пересечении и необходимость устройства футляра на водопроводе

    Ответ эксперта

  • “Изолированный вход” при встраивании помещений общественного назначения в жилое здание

    Ответ эксперта

  • Самостопорящиеся гайки как средство предупреждения самоотвинчивания

    Ответ эксперта

  • Обязательность установки коллективной телевизионной антенны на многоквартирном жилом доме

    Ответ эксперта

  • Условия применения нормативов, не входящих ни в один из перечней стандартов, в результате применения которых обеспечивается соблюдение технических регламентов

    Ответ эксперта

  • Приоритетность применения нормативных документов в Российской Федерации

    Ответ эксперта

  • Нормативные документы, регламентирующие величины разбежки при расчёте сварных соединений арматуры железобетонных конструкций мостов

    Ответ эксперта

  • Определение ширины марша эвакуационной лестницы для здания класса Ф 4.3

    Ответ эксперта

  • Применимость сталей марок Ст20 и 09Г2С к поясам вытяжных башен дымовых труб

    Ответ эксперта

  • Область применения сводов правил производства инженерно-геодезических изысканий

    Ответ эксперта

  • Документы, регламентирующие расстояния от вытяжных вентиляционных шахт подземной парковки до жилого многоквартирного дома

    Ответ эксперта

  • Правила установки котлов теплогенераторов с открытой и закрытой камерой сгорания в зданиях АБК

    Ответ эксперта

  • Обязательно ли выполнять обложку и титульный лист в рабочей документации?

    Ответ эксперта

  • Требования правил противопожарной защиты к размещению сосудов с ГОТВ для установок газового пожаротушения

    Ответ эксперта

  • Правила установки продувочных газопроводов на ответвлении к газоиспользующему оборудованию

    Ответ эксперта

  • Количество предохранительных клапанов и места их установки на паровом и водогрейном котле и пароперегревателе

    Ответ эксперта

  • Какие параметры наружного воздуха указывать для стадий «П» и «Р» при прохождении повторной экспертизы?

    Ответ эксперта

  • Требования пожарной безопасности для водонапорных башен из металлического каркаса

    Ответ эксперта

  • Правила расчёта расстояний между выходами при проектировании офисного здания со встроенным предприятием по обслуживанию автомобилей

    Ответ эксперта

  • Возможнсть подключения полотенцесушителей к подающей и рециркуляционной системам ГВС

    Ответ эксперта

  • Допустимое количество шайб при установке в соединении на высокопрочных болтах

    Ответ эксперта

  • Нормативные документы, регламентирующие жидкие тепловые изоляции технологических трубопроводов для применения на ОПО

    Ответ эксперта

  • Определение климатических параметров района строительства, если требования отличаются в СП 131.13330.2018 и 131.13330.2012

    Ответ эксперта

  • Выбор исполнения электромагнитного запорного клапана, установленного на газопроводе снаружи здания

    Ответ эксперта

  • Расчёт расхода сточных вод при проектировании сливной станции на очистных сооружениях

    Ответ эксперта

  • Габариты и разметка парковочных мест для маломобильных групп населения

    Ответ эксперта

  • Расстояние от лесопарков до проектируемого здания четырехэтажного надземного паркинга на 150 машино-мест

    Ответ эксперта

  • Размеры земельных участков для отдельно стоящих котельных в жилых зонах

    Ответ эксперта

  • Требования к расстояниям между котлами в блочно-модульных котельных, от котлов до боковых и задней стенок

    Ответ эксперта

  • Определение необходимости разработки СТУ при проектировании криогенного резервуара для жидкого кислорода

    Ответ эксперта

  • Возможность использования «Руководства по конструированию бетонных и железобетонных конструкций из тяжелого бетона»

    Ответ эксперта

  • Обязательность применения свода правил “Изыскания источников водоснабжения на базе подземных вод”

    Ответ эксперта

  • Количество вентагрегатов при использовании самостоятельной системы аварийной вентиляции

    Ответ эксперта

  • Стандарты в области охраны окружающей среды: обязательны к применению или носят рекомендательный характер?

    Ответ эксперта

  • Допустимость пересечения противопожарной стены стальными трубопроводами отопления и водоснабжения без установки автоматических устройств, предотвращающих распространение продуктов горения по трубопроводам

    Ответ эксперта

  • Ответственность за несоблюдение положений о мероприятиях по взрывопредупреждению образования пылевоздушных смесей

    Ответ эксперта

  • Способы управления фрамугами для естественного проветривания помещений и коридоров в целях противодымной защиты при пожаре

    Ответ эксперта

  • Требования норм для установки баллонов с горючими газами в одной зоне около наружной стены здания станции воздухоразделения

    Ответ эксперта

  • Расчёт на прогрессирующее обрушение зданий и сооружений разных уровней ответственности

    Ответ эксперта

  • Обязательно ли выполнять требования документов в области стандартизации, утвержденных НОСТРОЙ?

    Ответ эксперта

  • Нормы и правила, устанавливающие требования к проектной документации, строительству и эксплуатации объектов обустройства нефтегазовых месторождений с высоким содержанием сернистого водорода

    Ответ эксперта

  • Разработка специальных технических условий при проектировании антресоли в высоком помещении выставочного зала

    Ответ эксперта

  • Нормативный документ, регламентирующий расположение корпуса приготовления химических реагентов

    Ответ эксперта

  • Нормы и правила, применяемые при определении ширины проступи лестницы на пути эвакуации из открытого участка цеха категории Г

    Ответ эксперта

  • Нормы и правила, применяемые при определении расстояний от подземных и надземных инженерных коммуникаций до зданий и сооружений

    Ответ эксперта

  • Назначение, размещение и условия срабатывания комбинированного устройства звуковой и визуальной аварийной сигнализации

    Ответ эксперта

  • Правила проектирования автоматических установок пожарной сигнализации и пожаротушения объектов метрополитенов

    Ответ эксперта

  • Статус СП «Железобетонные монолитные конструкции зданий»: документ действует, отменён, носит рекомендательный характер?

    Ответ эксперта

  • Выбор свода правил в части установки запорного клапана при проектировании встроенных котельных

    Ответ эксперта

  • Назначение ширины коридора офисного блока, встроенного в здание торгового центра

    Ответ эксперта

  • Использование таблиц применимости для типовых схем подключений и их соответствие правилам оформления рабочей документации

    Ответ эксперта

  • Обоснованность требований представителей ОАО “РЖД” по применению норм и правил при проектировании железнодорожного пути необщего пользования

    Ответ эксперта

  • Возможность уменьшения диаметра вытяжной части канализационного стояка по отношению к его сточной части

    Ответ эксперта

  • Является ли автодорога источником загрязнения почвы и грунтовых вод?

    Ответ эксперта

  • Расчёт расстояния от ворот встроенной подземной автостоянки до окна офиса во встроено-пристроенной части

    Ответ эксперта

  • Требования пожарной безопасности к обвалованию подземных резервуаров для хранения нефтепродуктов

    Ответ эксперта

  • Принципы расчёта сетей объединенных систем хозяйственно-противопожарного водопровода

    Ответ эксперта

  • Требования к прокладке трубопроводов из полиэтилена в подвальных помещениях

    Ответ эксперта

  • Правила оформления текстовой части проектной и рабочей документации

    Ответ эксперта

  •  Показать полностью

Источник: https://www.normacs.info/answers/2090

Судебное дело
Добавить комментарий