Как в данном случае можно оставить такой график работы?

Гибкий график труда и удаленная работа

Как в данном случае можно оставить такой график работы?

Сегодня все больше компаний, следуя пожеланиям своих сотрудников, предоставляют им возможность работать по гибкому графику или удаленно. В каких случаях это решение оправданно? И с какими сложностями предстоит столкнуться?

Можно ли установить для сотрудника гибкий график или дать ему возможность трудиться вне офиса, зависит прежде всего от того, насколько тесно его работа связана с ресурсами, которые могут быть доступны только в офисе. Слово “ресурсы” в данном случае мы используем в самом широком смысле – начиная от клиентских запросов и заканчивая средствами производства.

Скажем, если фирма продает свои товары только в магазине, то постоянное присутствие там торгового персонала необходимо.

А если организация имеет дело с личными продажами, то продавец может появляться в офисе один-два раза в месяц – для того, чтобы обсудить с руководителем план работы, сдать отчет и забрать товар.

То есть многое зависит от того, нужно ли сотруднику постоянно поддерживать личный контакт с коллегами или клиентами.

Условно можно разделить сотрудников на два типа. Для первого важно присутствие в офисе или на заводе в рабочие часы: ему нужно производить продукцию на станках, которые не могут быть никуда транспортированы; отвечать на звонки клиентов; иметь доступ ко всем необходимым базам данных и другой информации на рабочем компьютере, запасам на складе.

К этому типу обычно относится производственный персонал, службы поддержки клиентов, специалисты отдела продаж, менеджеры проектов, сотрудники департаментов по работе с клиентами.

Они должны находиться на рабочем месте столько времени, сколько нужно для выполнения производственного плана или сколько они нужны (возможно, даже круглосуточно – тогда необходимо организовать работу в несколько смен). Для специалистов второго типа не так критично нахождение на рабочем месте с 9 утра до 6 вечера.

Из-за их отсутствия не остановится производство, не прекратятся продажи и не затормозится работа других сотрудников. К таким профессиям можно отнести программирование, дизайн, переводы, рерайтинг или копирайт, и даже бухгалтерские услуги, когда речь идет об обработке документов и подготовке отчетности.

То есть все те специальности, для которых важен результат деятельности, а не сам процесс. Кроме того, ряд творческих профессий в принципе не подразумевает фиксированный график.

Например, журналисту зачастую незачем весь день проводить в редакции: достаточно раз в неделю побывать на редакционном собрании – “летучке”, а в течение остальных дней самостоятельно распределять свое рабочее время.

Многие специалисты внутренних подразделений компании также не должны постоянно присутствовать в офисе, чтобы успешно справляться со своими обязанностями – достаточно того, что сотрудник постоянно отвечает на телефонные звонки и реагирует на письма.

Однако если его деятельность подразумевает хотя бы частичное взаимодействие с другими работниками, то необходимо договориться о том, что в какие-то часы данный сотрудник постоянно будет находиться в офисе, чтобы с ним можно было встретиться лично. Например, часть компаний вводит для своего персонала “присутственные часы” с 11:00 до 16:00 или с 12:00 до 17:00. В этом промежутке все сотрудники находятся в офисе, на это время назначают все встречи и совещания. При этом работники могут начинать рабочий день в удобное для них время с 8 до 11 утра и заканчивать его, соответственно, с 17 до 20 часов в зависимости от того, когда они пришли в офис. Такой график очень удобен для специалистов отдела маркетинга, PR, продаж, особенно в том случае, если компания работает в сфере B2B, где не нужно стоять за прилавком.

Примечание. Руководителям, которые в силу специфики своей работы часто вынуждены задерживаться в офисе, устанавливают ненормированный рабочий день. Часто компания идет им навстречу и, учитывая то, что накануне человек оставался в офисе допоздна, позволяет в другие дни приходить чуть позже, если это позволяет его загрузка.

Техническое оснащение

На сегодняшний день существуют средства удаленной работы, которые можно использовать, если сотрудник находится в командировке, задерживается по каким-то причинам, заболел, но не хочет выпадать из рабочего процесса – современные средства связи помогают ему не потерять в заработке.

Практически все компании имеют веб-доступ к корпоративной почте или специальные решения для мобильной почты. Широко распространена практика создания корпоративных порталов, где хранится общая информация. Они могут быть интегрированы с системами электронного документооборота, а также средствами для совместной работы.

С помощью таких порталов сотрудник в любой точке мира может получить доступ к нужной информации, назначить встречу с коллегой или забронировать переговорную, создать и отредактировать документ, а также обсудить его с другими работниками предприятия. Чтобы эффективно управлять сотрудниками с гибким графиком, применяют системы контроля рабочего времени.

Как правило, в компании устанавливают порядок, по которому они могут приходить и уходить с работы в любое время, однако обязаны отработать не менее 40 часов в неделю. На входе в помещения компании устанавливают электронные замки, которые открываются только в том случае, если к ним прикладывают электронную карточку.

Они и фиксируют время входа и выхода: информация поступает в общую систему, формирующую отчеты о пребывании сотрудника на рабочем месте. В конце месяца этот отчет, или табель рабочего времени, просматривает руководитель отдела и утверждает его. И на основании этого документа производится оплата рабочих дней сотрудника.

Несколько сложнее обстоит дело с контролем персонала, работающего удаленно, но и здесь на помощь приходят технологии на основе GPS-навигации. Для сотрудников, которые работают за компьютером, можно использовать программы, отслеживающие изменения, которые происходят на экране.

Скажем, если изображение на мониторе остается неподвижным в течение 15 минут, то начиная с шестнадцатой минуты система фиксирует простой, и дальнейшее рабочее время сотруднику не засчитывается.

Примечание. В Трудовом кодексе нет четкого понятия “удаленная работа”. Зато есть понятие “надомник”. Оно подразумевает выполнение работы на дому с использованием инструментов или механизмов работодателя, однако допускается и приобретение их за свой счет. Кроме того, согласно трудовому законодательству у сотрудника существует возможность привлечения к работе членов семьи.

Оформляем трудовой договор

В трудовом договоре обязательно указывают место работы специалиста – его домашний адрес. Непременным условием заключения трудового договора является указание в нем графика работы. Многое зависит от специфики выполняемой работы. Допустим, что работник ведет бухучет для клиента, значит, график у него будет зависеть от заказчика.

Если же оплата труда связана с результатом, то можно написать: “работнику устанавливается график работы 8 часов в день, 5 дней в неделю”. Возможны также иные комбинации, но тут уже можно говорить о гибком графике работы. Все зависит от конкретной ситуации.

Все договоренности с сотрудником должны фиксироваться письменно, так как в случае любого нарушения с одной из сторон устные соглашения не будут иметь юридической силы.

В целом оформление по трудовому договору “дистанционщика” практически ничем не отличается от оформления обычного сотрудника.

За исключением того, что он в день приема на работу обязан представить трудовую книжку в отдел кадров, а если живет далеко и не может приехать в компанию должен выслать документ по почте.

Существует ряд особенностей при оплате труда удаленного работника. Если мы говорим о сдельной работе, когда сотрудник у себя дома производит определенную продукцию, то труд оплачивают по сдельным расценкам за фактически выполненные работы или произведенную продукцию.

Если же он работает удаленно, но график работы расписан от и до, то оплата будет произведена пропорционально отработанному времени.

Примечание. При расторжении трудового договора в ситуации с удаленной работой существует ряд особенностей. В случае, если в договоре не указан график работы, то уволить за прогул будет невозможно. Есть своя специфика и для сотрудников с ненормированным рабочим днем: им полагается три дополнительных дня к ежегодному отпуску.

Плюсы и минусы нестандартного графика

Плюсов у гибкого графика и удаленной работы немало. Для компании это, прежде всего, означает сокращение расходов на организацию и содержание рабочего места сотрудника. Немаловажный фактор – повышение лояльности сотрудников: часто родителям необходимо с утра отводить детей в садик и школу, а вечером забирать пораньше, посещать медицинские учреждения или фитнес-центры. Компания, которая идет навстречу своим работникам и подстраивается под их нужды, всегда выше котируется на рынке труда.

У предприятия появляется возможность выстроить график так, чтобы использовать труд своих специалистов максимально эффективно. Если человек по природе “жаворонок”, то приходя на работу к 10, он теряет два-три самых продуктивных часа своего рабочего времени. И наоборот – бесполезно ожидать трудовых порывов от “сов”, которые вынуждены прибывать в офис к 9 утра.

Для сотрудников снижаются затраты на питание и транспорт, уменьшается время, которое они тратят на дорогу до офиса. У специалистов появляется возможность самостоятельно управлять своим временем, а это дополнительная мотивация для них. На макроуровне картина также выглядит очень радужно: разгружаются дороги города и общественный транспорт.

Среди минусов удаленной работы – проблемы с контролем таких сотрудников.

Если фирма платит за процесс, а не за результат, и для данной отрасли не существует четких нормативов труда (например, очень сложно определить, сколько часов должен потратить PR-менеджер на установление контактов с журналистами), то объективно оценить работу такого специалиста будет очень сложно. Скажем, программист может решить какую-то задачу за пятнадцать минут, а может и за два часа. Как определить, работал ли он все это время, или только выставил счет заказчику за эти два часа.

Кроме того, нужно учитывать, что при работе с персоналом, который находится вне офиса или пользуется гибким графиком, от руководителя потребуются хорошие навыки планирования ресурсов и рабочего времени; перестроить работу сотрудников в случае какого-то форс-мажора или ошибки в планировании будет сложно любому руководителю. Разумеется, этот фактор можно считать как минусом, так и плюсом – в случае, если корпоративная культура компании подразумевает грамотное проектное управление.

Готов ли сотрудник к удаленке?

Если гибкий график поддается определенному контролю, то текущую работу удаленных сотрудников контролировать практически невозможно.

Поэтому специалисту, который трудится у себя дома, необходимы жесткий самоконтроль и способность не отвлекаться на внешние раздражители.

Перевоспитать неорганизованного сотрудника невозможно, поэтому необходимо изначально выбирать для удаленки ответственных людей, самостоятельно выстраивающих свои трудовые будни.

Предрасположенность к нестандартному графику, конечно же, можно определить уже на этапе собеседования. Судить о возможностях сотрудника можно на основании психологического портрета соискателя и по его предыдущему опыту работы.

Важно понять, как он привык трудиться, насколько самостоятелен в принятии решений, способен ли выдавать качественный результат без дополнительных вложений и обучения. Нужно понять, почему человек предпочитает удаленную работу, выявить его бытовые мотивации хорошо работать, даже оставаясь на дистанции.

Начать нелишне с вопроса: какие он видит положительные и отрицательные стороны в нестандартном графике? Для новичка работа дома почти всегда выглядит подарком судьбы, но ведь это специфическая форма занятости: человек мало куда выходит, меньше общается с окружающими. Развиваться в профессиональном плане ему тоже сложнее.

Все это следует обсудить на собеседовании и посмотреть на реакцию кандидата. Наблюдая, можно сделать выводы не только о готовности работать удаленно, но и вообще о стремлении человека к профессиональному росту.

Елена Нечаева, руководитель группы департамента бухгалтерских услуг аутсорсингового подразделения BDO

Полную версию статьи вы можете прочитать в журнале «Актуальная бухгалтерия», N10, октябрь 2012 г, система «Гарант эксперт»

 

  1. Гибкий график труда и удаленная работа

Источник: https://bdorus.ru/press/publications/gibkij-grafik-truda-i-udalennaja-rabota/

График сменности при приеме нового сотрудника

Как в данном случае можно оставить такой график работы?

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация:Как организовать сменный режим работы

График сменности

Как составить график сменности в организации

При сменной работе сотрудники трудятся в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности. Составляя его, необходимо учесть мнение профсоюза (иного представительного органа сотрудников) (при его наличии в организации). Об этом говорится в частях 2 и 3 статьи 103 Трудового кодекса РФ.

При составлении графиков сменности необходимо учесть следующие особенности сменного режима работы:

  • продолжительность рабочего времени не должна превышать установленной нормы (ч. 2 ст. 91 ТК РФ). При этом, если в организации введен суммированный учет рабочего времени, при определении нормального количества рабочих часов нужно учесть особенности, установленные статьей 104 Трудового кодекса РФ;
  • для отдельных категорий сотрудников продолжительность рабочей смены не должна превышать установленный предел (ст. 94 ТК РФ);
  • рабочая смена, непосредственно предшествующая нерабочему праздничному дню, уменьшается на один час (ч. 1 ст. 95 ТК РФ);
  • смена в ночное время сокращается на один час без последующей отработки (ч. 2 ст. 96 ТК РФ);
  • работа в течение двух смен подряд запрещается (ч. 5 ст. 103 ТК РФ);
  • еженедельный непрерывный отдых не должен быть менее 42 часов (ст. 110 ТК РФ).

Типовой формы графика сменности не установлено. Поэтому организация вправе составить такой документ в произвольной форме. График сменности можно оформить как приложение к локальному нормативному акту, устанавливающему сменный характер работы (коллективный договор, Правила трудового распорядка и т. д.), либо утвердить как отдельный документ приказом руководителя организации.

Совет редактора: Для удобства составления графика сменности воспользуйтесь унифицированной формой, которая предусмотрена для учета рабочего времени (форма № Т-13). С этой целью в указанной форме можно использовать графы 1–6.

Чтобы составить корректный график, необходимо определить учетный период, например месяц, квартал или год. С учетом количества сотрудников, объема выполняемых работ и общего числа смен в сутки распределите смены и определите их примерную продолжительность.

Определите число рабочих дней (смен) за учетный период. Затем рассчитайте суммарное количество часов по сменам каждого сотрудника в учетном периоде. Сравните полученный результат с нормой рабочего времени за учетный период.

С учетом сравнения скорректируйте график в части продолжительности смен и их частоты (при необходимости).

Пример проверки соответствия запланированного графика сменности законодательству

В «Альфе» установлен сменный режим работы. Продавцу Н.И. Коровиной предварительно определен график сменности сутки через трое. Планируемое время начала работы Коровиной – с нуля часов соответствующих суток смены, предполагаемая продолжительность смены – 24 часа. Учетный период – квартал.

Руководитель отдела кадров Е.Э. Громова составили для нее предварительный график сменности на II квартал 2013 года. Рабочими днями Коровиной будут:

  • в апреле – 1, 5, 9, 13, 17, 21, 25 и 29 числа;
  • в мае – 3, 7, 11, 15, 19, 23, 27 и 31 числа;
  • в июне – 4, 8, 12, 16, 20, 24 и 28 числа.

Всего за II квартал 2013 года Коровина должна отработать 23 смены (8 смен + 8 смен + 7 смен).

Отработанное Коровиной рабочее время составит 552 ч. (24 ч. ? 23).

Норма рабочего времени за II квартал 2013 года составляет 469 ч.

Переработка в предварительно выбранном режиме составит 83 ч. (552 ч. – 469 ч.) или порядка 3,6 ч. (83 ч. : 23) в смену.

Для оптимизации труда Коровиной и уменьшения нагрузки ее смену необходимо сократить на 3,61 часа ежесменно.

Тогда за учетный период она отработает 469 ч. (20,39 ч. ? 23).

В таком режиме переработка равна нулю (469 ч. – 469 ч.).

Такой режим выгоден и сотруднице, и организации.

С учетом расчетов Громова внесла предложение об установлении продавцам 20,39 часовой рабочей смены в режиме сутки через трое, со временем работы с 03-37 до 24-00.

Утвержденный график сменности работодатель обязан довести до каждого сотрудника не позднее чем за один месяц до его введения в действие (ч. 4 ст. 103 ТК РФ).

График сменности является обязательным документом для сторон трудового договора, поэтому организация не вправе привлекать сотрудника для работы вне графика за исключением некоторых случаев привлечения к сверхурочным работам (ст. 99, 103 ТК РФ).

Внимание: график сменности составьте так, чтобы рабочее время сотрудника не превышало нормальное количество часов для данной категории лиц за учетный период. Поэтому сверхурочная работа не может включаться в график сменности.

Часы, отработанные сотрудником сверхурочно, определите на основании табеля учета рабочего времени (по формам № Т-12, № Т-13 или по самостоятельно разработанной форме).

При этом следует учитывать, что сверхурочная работа не должна превышать для каждого сотрудника четырех часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год (ч. 1, 6 ст. 99 ТК РФ).

В каких случаях работодатель не обязан соблюдать месячный срок для ознакомления сотрудника с графиком сменности

В общем случае сотрудники должны быть ознакомлены под подпись с утвержденным графиком сменности не менее чем за месяц до введения его в действие (ч. 4 ст. 103 ТК РФ). Это общее правило, которое действует в процессе работы сотрудника, который работает по сменам.

Если сотруднику, который работает в обычном режиме, по инициативе работодателя необходимо изменить режим работы, то его уведомляют об этом не менее чем за два месяца (ст. 74 ТК РФ). Например, при переходе с трехсменного на двухсменный режим. При согласии сотрудника работать в измененных условиях с ним заключают дополнительное соглашение к трудовому договору.

В случае перевода сотрудника на должность или работу, где предусматривается сменный график, изменение условий не требует уведомления за два месяца. Перевод на другую работу оформляют путем подписания дополнительного соглашения о новом режиме работы и должности (ст. 72 ТК РФ).

В данном случае сотрудника необходимо ознакомить с локальным нормативным актом, регламентирующим работу по графику сменности, и непосредственно с графиком до подписания дополнительного соглашения (ст. 22 ТК РФ). Аналогичный подход действует и в отношении новичков.

С графиком сменности их стоит знакомить до подписания трудового договора вместе с остальными локальными нормативными актами. Тогда приступить к работе они смогут сразу по факту оформления трудовых отношений, то есть заключения трудового договора.

Выжидать специально месяц в этих случаях не нужно.

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента

образования и кадровых ресурсов Минздрава России

2. Статья:Сменная работа без нарушений

График сменности

При составлении графиков сменности работодатель учитывает мнение представительного органа работников в порядке, установленном статьей 372 Трудового кодекса РФ для принятия локальных нормативных актов.

Графики составляются обычно на месяц с учетом установленной продолжительности рабочего времени. Но периодичность может быть и иной, поскольку законодательно этот вопрос не регламентирован.

В графике указывают время начала, окончания и продолжительность ежедневной работы (смены), время перерывов для отдыха и питания, время ежедневного (междусменного) и еженедельного отдыха.

Унифицированной формы графика сменности нет. Для его составления можно использовать форму табеля учета рабочего времени (графы 1–6 из унифицированной формы № Т-13), внеся необходимые изменения. Форма № Т-13 утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Графики сменности необходимо довести до сведения персонала не позднее чем за один месяц до введения их в действие (иначе привлечь работника к ответственности за их нарушение нельзя).

В бланке место для подписей работников можно оставить не в конце документа, а дополнительно предусмотреть графу для подписи каждого человека (с указанием даты), удостоверяющей, что он ознакомлен с этим документом. › |

› | Если организация меняет прежние условия труда (например, работая в односменном режиме, вводит многосменный режим), уведомить об этом работников в письменной форме работодатель обязан не позднее чем за два месяца (ст. 74 Трудового кодекса РФ).

Но поскольку обязательных требований нет, строительная организация вправе разработать форму самостоятельно (вариант заполнения графика сменности представлен в таблице ниже).

В ходе работы может измениться длительность производственного процесса, возникнуть потребность в повышении эффективности использования оборудования, увеличении объема работ строительной организации.

В этих случаях в график сменности придется внести изменения. Очевидно, что это будет уже новый график, поэтому процедура его введения должна быть аналогичной. Иными словами, снова потребуется учесть мнение представительного органа и довести новый график до сведения работников не позднее чем за месяц до введения его в действие.

А если просто надо переставить работников из одной смены в другую (поменять местами)? Как правило, инициатива о подмене исходит от самих специалистов или они против этого не возражают. В такой ситуации график не меняется. Но необходимо, чтобы указанная замена была оформлена приказом по организации.

В противном случае работодатель вправе привлечь работника к ответственности за прогул, если он не выйдет на работу в свою смену по графику. Да и в случае производственной травмы будет сложно доказать, что она произошла в рабочее время.

В.В. Егоров,

консультант по вопросам начисления зарплаты, социальных пособий и их налогообложения

Журнал «Учет в строительстве», № 1, январь 2013

Источник: https://www.glavbukh.ru/hl/82088-grafik-smennosti-pri-prieme-novogo-sotrudnika

Устанавливаем рабочее время предприятия «под клиента»: алгоритм дейс

Как в данном случае можно оставить такой график работы?

С развитием экономики и конкуренции все предприятия торговли и сферы услуг стали устанавливать режим работы «под клиента». Как с наименьшими затратами это сделать? И нужно ли?

У вас хорошо разрекламированное предприятие в сфере услуг и торговли, большие площади помещений, выгодное расположение в центре города с удобным подъездом и подходом, приемлемая ценовая политика, хорошие специалисты и высокие рейтинги среди предприятий вашей сферы деятельности.

ПРОБЛЕМА

Тем не менее вы заметили спад продаж. Не можете сразу установить причину? В первую очередь обратите внимание на режим работы предприятия. Например, предприятие работает с 8.00 до 19.00.

Однако когда непосредственно обслуживаются клиенты? И здесь могут появиться другие цифры — например, с 10.00 до 18.00.

Все остальное время персонал занят «бумажной» работой, оформлением, подсчетами, отчетами и т. д.

ВЫВОД 1

Несмотря на длительность рабочего дня на предприятии, клиент часто «не доходит» до услуг и продукции предприятия, так как… занят собственной работой в стандартных рамках с 9.00 до 18.00.

РЕШЕНИЕ

Что же делать? У вас «офисное» предприятие, и перейти на круглосуточную работу вы не можете в силу отсутствия видимой экономической выгоды от такого перехода.  В данном случае есть несколько вариантов улучшения ситуации с клиентопотоком. Оба связаны с изменением режима работы путем установления его «под клиента». Но все по порядку.

В целях исключения риска обнаружения неучтенных причин, которые могут послужить основанием для улучшения работы предприятия, необходимо выявить все причины, которые могут повлиять на установление нового режима работы:

  • общепринятое время работы предприятий вашего населенного пункта, в том числе предприятий вашей целевой аудитории;
  • транспортная доступность офисов вашего предприятия в различное время суток. В случае если в сторону вашего офиса общественный транспорт перестает курсировать уже в 20.00, увеличивать время обслуживания за пределами данного времени не имеет смысла. Также если в час пик на территории 2–3 кварталов к вашему офису невозможно припарковать автомобиль (в силу требований знаков или в силу загруженности центра города), не стоит устанавливать время обслуживания клиентов и в это время;
  • контингент работников предприятия. В случае наличия большого количества (тем более превалирующего) работников, в отношении которых законодательством установлены гарантии в части установления сокращенного рабочего времени, неполного рабочего времени, следует заранее ориентироваться на то, что данные сотрудники будут работать меньше остальных. А значит, потребуется гибкое рабочее время для остальных в целях исключения переработок.

ВЫВОД 2

Прежде чем менять режим работы по одной причине, необходимо выяснить все причины, по которым режим работы требует изменения.

При выявлении наиболее выгодного режима обслуживания клиентов нельзя забывать о необходимости выделения для сотрудников предприятия времени для «безклиентской» работы, то есть работы, направленной только на оформление документации.

Таким образом, прежде чем рассматривать любой из вариантов, следует определить, сколько времени необходимо сотрудникам для «безклиентской» работы. Для этого необходимо провести системный анализ рабочего времени.

На многих предприятиях проводят синхронизацию процесса обработки информации, тщательный анализ данных, результатом которых могут стать новые нормы труда, установленные и утвержденные в соответствии с порядком и требованиями гл. 22 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ).

Важно!

Локальные нормативные акты, предусматривающие введение, замену и пересмотр норм труда, принимаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников (ст. 162 ТК РФ). Учет мнения производится по правилам ст. 372 ТК РФ.

О введении новых норм труда работники должны быть извещены не позднее чем за два месяца (ст. 162 ТК РФ).

Если вы при проведении анализа причин снижения клиентопотока вы пришли к выводу, что времени, ранее выделенного сотрудникам на такой вид работы, недостаточно, данное время необходимо будет увеличить.

Если же по результатам анализа будет установлено, что времени для «безклиентской» работы работодателем выделено чрезмерно много и в оставшееся время работники занимаются личными делами, разговорами и т. п., период «безклиентской» работы желательно сократить.

ВЫВОД 3

Необходимо выявить необходимое время, которое требуется для качественной «безклиентской» работы.

Разрабатываем варианты решения

После выявления причин спада продаж можно рассмотреть один из представленных ниже наиболее популярных вариантов изменения режима работы «под клиента».

Вариант 1: «сместить» время работы и время обслуживания клиентов на период наибольшего спроса на услуги, наибольшего клиентопотока, при этом не менять общее время работы предприятия.

Например, с учетом «переноса» конца рабочего дня на 21.00 начало рабочего дня сместить на 12.00. Обеденный перерыв для сотрудников — с 16.00 до 18.00.

Вариант 2: оставить время начала работы предприятия прежним, но сделать официальный длительный перерыв в обслуживании клиентов предприятия в середине дня. После перерыва время работы предприятия увеличить. Общее время работы предприятия при этом не будет изменено.

Например, начало работы предприятия — 9.00. Режим работы: с 9.00 до 21.00, перерыв с 12.00 до 16.00. Обеденный перерыв сотрудникам — 2 часа в промежутке между 12.00 и 16.00. Во время перерыва в обслуживании клиентов (с 12.00 до 16.00) сотрудникам надлежит выполнять «безклиентскую» работу.

Обратите внимание!

Перерыв в обслуживании клиентов нельзя путать с перерывом для отдыха и питания работника. В силу ст. 108 ТК РФ данный перерыв для работника не может составлять более двух часов.

В противном случае придется говорить о разделении рабочего дня на части (ст.

105 ТК РФ), которое станет возможным только на основании локального нормативного акта, принятого с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.

Вариант 3: увеличить время и работы предприятия, и обслуживания клиентов. Ввести график работы на предприятии в режиме гибкого рабочего времени.

Например, изменить режим работы предприятия на период с 9.00 до 21.00, время обслуживания клиентов — с 9.00 до 20.00, без перерыва в обслуживании. Работников перевести на гибкий график. Обеденный перерыв — 30 минут в промежутке между 12.00 и 15.00.

Оцениваем последствия

Прежде чем вводить тот или иной вариант на практике, необходимо определить выгоду от изменения режима работы и обслуживания предприятия теоретически.

Вариант 1 выгоден тем, что «захватывает» только период наибольшего клиентопотока, не тратит время работников предприятия «впустую» в ожидании клиента.

Минус: к такому режиму ввиду его необычности будет тяжело привыкнуть как постоянным клиентам, так и новым.

Вариант 2 больше схож с режимом работы предприятий курортной зоны Испании и Италии, где время перерыва называется «сиестой». С наибольшей долей вероятности такой режим «приживется» в курортных и санаторных зонах России, где время с 12.00 до 16.00 стандартно является «мертвым» временем. Клиенты в этот период обедают и отдыхают.

Минус — велика вероятность потери случайных клиентов. Очень неудобный режим работы для сотрудников; вероятность увеличения текучести кадров.

Вариант 3 наиболее предпочтителен для динамично развивающихся предприятий с хорошими перспективами, «бойким» местом работы. Позволит увеличить клиентопоток и, следовательно, прибыль предприятия.

Минус: работники, привыкшие работать в другом режиме, могут отказаться работать в измененных условиях. А это в конечном итоге грозит падением качества услуг из-за смены части состава трудового коллектива.

Оформление изменений

Сначала об оформлении внутренних изменений. Это наиболее сложная часть введения нового режима, так как затрагивает трудовые права работников. ТК РФ требует соблюдения и прав работников, и сроков введения нового режима, и порядка введения нового режима. Схематично оформление изменения режима работы работников предприятия будет выглядеть следующим образом (см. рисунок).

Обратите внимание!

Закон не запрещает изменять определенные сторонами условия трудового договора по соглашению сторон. В случае наличия такого соглашения стороны составляют дополнительное соглашение к трудовому договору и продолжают работу уже новом режиме работы (ст. 72 ТК РФ). Но в данном случае необходимо действительное добровольное соглашение сторон

 

После оформления внутренних изменений необходимо оформить внешниеизменения.

Об изменении режима обслуживания и времени работы предприятия должны быть уведомлены и клиенты. Законом не установлены требования об обязательном предварительном уведомлении клиентов предприятия о данных изменениях.

Достаточно просто изменить надпись на табличке-указателе при входе.

Однако подавляющая часть предприятий в целях исключения риска потери даже небольшого числа клиентов предпочитает известить об изменении режима работы и обслуживания клиентов заранее с помощью, например:

  • смс, если постоянные клиенты при первичном обращении выражали свое согласие на подобное общение в дальнейшем;
  • официальный сайт;
  • объявление в газете;
  • заранее размещенное на двери предприятия объявление;
  • СМИ, в том числе телевидение и радио, и т. д.

Для оформления внешних изменений предприятию необходимо:

  • издать приказ об изменении режима работы и обслуживания клиентов,
  • известить постоянных клиентов о введении для них более удобного графика обслуживания любым из вышеназванных способов (не обязательно),
  • изготовить новые фасадные таблички с указанием измененного режима и разместить их на фасаде здания (двери офиса).

Что на практике?

Например, руководство предприятия сферы бытовых услуг (химчистка, стирка, фотоуслуги и фототовары и т. д. — предприятие разных направлений деятельности в сфере услуг [2]), работавшего в режиме с 9.00 до 19.00 и непосредственно обслуживавшего клиентов с 10.00 до 18.00, выявило следующее.

https://www.youtube.com/watch?v=oWHtDj3HHvI

Времени для обработки заказов клиентов достаточно от 40 минут до 1 часа в зависимости от загруженности, количества заказов.

Основной поток клиентов (в том числе не принятых по причине закрытия предприятия) приходится на период с 16.00 до 21.00. Клиентов для заказа услуг в период с 10.00 до 13.

00 нет вообще, а для приема результата услуг — небольшое количество в соотношении 4:30 к общему количеству среднедневного количества клиентов.

Остальные клиенты за получением заказа обращаются в период с 13.00 до конца рабочего дня предприятия.

В целях оптимизации рабочего процесса, увеличения клиентопотока, а также достижения максимально полезного эффекта работодатель принял решение об изменении режима работы, установив:

  • режим работы предприятия: 13.00–22.00 (9 часов);

Источник: https://www.profiz.ru/se/3_2014/vremja_klienta/

Посменная работа: компромиссный вариант

Как в данном случае можно оставить такой график работы?
Журнал “Складские технологии”, №3 июнь 2005 г.

Для чего и на сколько необходимо увеличивать время работы склада? Как распределить работу между сменами и выбрать оптимальное для конкретного склада соотношение время/трудовые ресурсы? Варианты решения этих неоднозначных и непростых вопросов мы рассмотрим в данной статье.

Чаще всего обработка товаропотока на складе включает в себя:1. Погрузочно-разгрузочные работы:- разгрузка паллетированного груза;- разгрузка навального груза;- загрузка отобранных заказов.2. Комплектацию заказов:- формирование пакета документов под заказы.3. Внутрискладские работы:- инвентаризация;- работа с браком;- работа с документами.

На функционирование складского комплекса оказывают лияние и такие факторы, как пропускная способность погрузочно-разгрузочных доков, размеры зоны комплектации и т. п., но мы рассматриваем время и трудовые ресурсы, затрачиваемые на операцию.

Теоретически, если предположить, что все операции строго последовательно выполняет один человек, мы получим минимальные затраты на ресурсы и максимальный период времени на весь процесс.

Если же на складе одновременно трудится такое количество человек, что большинство операций можно делать параллельно, то затраты на ресурсы значительно увеличатся, а время на выполнение всего объема работ сократится.

Выбор компромисса между количеством сотрудников и объемом времени на выполнение всех операций – одна из основных проблем, которые должен решать менеджер складского комплекса.

Перевод затрат на каждый вид складских работ в человеко-часы – лучший способ приведения потребностей в ресурсах и времени к одному параметру. В этом случае мы получаем общий объем затрат, которые можем распределить либо в пользу человека, либо в пользу часов.

Рассмотрим складской комплекс, предназначенный для обработки продукции, хранящейся в коробах и на паллетах (в среднем на паллете здесь умещается 80 коробов). На складе проводится разгрузка и так называемых паллетных машин (товар размещается на паллетах), и сборных (товар в навал).

Во втором случае требуется дальнейшая укладка товара на паллеты, поэтому затраты на разгрузку таких машин больше. Заказы на отгрузку имеют разную структуру и объем. Они поступают от оптовых клиентов, торговых представителей, а также из филиалов. Объем ежедневных работ приведен в столбцах 1-4 табл.

1 и в столбце 1 табл. 2.

Каждодневная инвентаризация – это выборочные пересчеты продукции, которые делает кладовщик в течение дня для контроля качества работы персонала склада. Работа с браком включает в себя прием, сортировку, документальное оформление.

Поскольку все работы планируются непосредственно на складе, необходимо ввести в расчеты работу операторов и кладовщиков с документами.
Затраты по времени и ресурсам приведены в столбцах 5-6 табл. 1 и в столбцах 2-3 табл. 2.

Затраты (в человеко-часах) на каждую операцию в отдельности и на все операции вместе находятся путем несложных подсчетов. Они представлены в табл. 3.

Человеко-часы рассчитываются как произведение “затраты на операцию по времени” (табл. 2, столбец “Время”) х “количество персонала, задействованного в данной операции” (табл. 2, столбец “Персонал”) х “количество операций в день” (табл. 1, столбец “Операции в день”). Как видно, общая потребность в ресурсах по данному складскому комплексу составляет 213 человеко-часов в сутки.

Теория

Распределение работ по времени должно преследовать конкретные цели: оптимизировать использование зоны погрузки/разгрузки, “привязать” основные процессы к оптимальному времени выполнения работ и обеспечить максимально равномерное распределение затрат по времени.

Для начала, чтобы достаточно быстро уменьшить возросшую потребность в площадях и складской технике, а также снизить риски возникновения конфликтов между операциями, необходимо разделить по времени процессы разгрузки и погрузки. Отборка и загрузка заказов торговых представителей должна осуществляться до начала работы торговых точек.

Отборку и загрузку заказов оптовых клиентов необходимо производить в таком порядке, чтобы заказы доставлялись в день отборки. Распределение загруженности склада по часам позволит сформировать равномерные по персоналу смены.

Затем необходимо, варьируя людские и временные характеристики склада, привести полученную потребность человеко-часов к тому количеству рабочих часов или смен, которые мы хотим видеть на данном складском комплексе.

Решение

Для того чтобы определить пиковые нагрузки на склад и количество сотрудников, необходимо составить график, опираясь на исходные данные. Распределив все работы склада по времени, составим несколько вариантов организации работы смен и количества персонала в них.

Предположим, что мы планируем ввести односменный восьмичасовой график, и работы распределены следующим образом (табл. 4.1 и табл. 4.2).

После того как мы получили затраты на каждую операцию в человеко-часах и определили период времени, когда данные виды работ выполняются, мы можем составить график загруженности для склада. Для этого мы должны суммировать все затраты в человеко-часах по всем операциям на каждый час рабочего времени склада и представить это в виде графика (см. график 1).

На графике должны быть представлены именно фактические часы работы. Склад может работать круглосуточно, мы же ищем оптимальное решение, и в этом случае все часы суток теоретически являются часами работы.

Жирная линия – линия тренда – показывает снижение или увеличение нагрузки в течение смены.В рассматриваемом варианте в пиковый период требуется до 45 человек. В другое время количество персонала варьируется от 8 до 25 человек.

В принципе, чтобы обеспечить выполнение складом всех задач в течение 8-часовой смены, необходимо задействовать 45 сотрудников. Эти выкладки показывают, что требуется перераспределение складских работ по времени.

Для максимальной оптимизации затрат времени и трудовых ресурсов необходимо сделать работу склада круглосуточной. Для этого занесем соответствующие данные в табл. 5.1 и 5.2 и построим круглосуточный график работы (см. график 2).

Потребность в персонале варьируется от 4 до 14 человек в час. Как видно из графика 2, это еще не оптимальный вариант, и его можно доработать, чтобы ликвидировать пики и спады. Однако очевидно, что и такой график лучше предыдущего (график 1) с точки зрения распределения времени.

После того как определено время работы склада и распределение работ по времени, можно переходить к определению количества смен, которое будет работать на складе. На выбор, как правило, оказывают влияние два основных фактора: требования КЗоТ и физические возможности персонала. В данном случае выберем вариант, представленный в табл.

6 (более подробно о вариантах посменной работы на складе см. в статье на стр….). Хотя он и предполагает превышение требований по КЗоТу в среднем на 80 рабочих часов для каждой смены в месяц.

Тем не менее он является самым оптимальным для нормального функционирования складской системы, поскольку экономичен по потребности в трудовых ресурсах и, кроме того, позволяет персоналу иметь повышенную заработную плату.

Выбирая посменный график, мы учли то, что чем большее количество времени работает склад, тем больше возможностей ровно распределить занятость склада и тем меньше будет пиков и спадов. Каждая смена должна обеспечивать работу в любой момент.

Если нагрузка будет колебаться, то часть времени какие-то сотрудники будут не задействованы, а это – прямые потери компании.
Мы рассмотрели методику анализа работы склада с точки зрения оценки его текущей деятельности и распределения ресурсов по принципу выбора компромисса между потребностью в людях и временем выполнения операций.

Используя приведенный инструмент можно быстро проанализировать несколько вариантов организации работы склада и выбрать наиболее подходящий.

Источник: https://www.ec-logistics.ru/articles/posmennaya_rabota_kompromissnyj_92/

Судебное дело
Добавить комментарий