Должна ли бухгалтерия принимать электронные билеты?

О введении электронного билета

Должна ли бухгалтерия принимать электронные билеты?

Мы собрали наиболее часто возникающие вопросы относительно новой технологии электронного ЖД билета и представили их здесь.

1. Что такое электронный билет? Чем он отличается от бланка интернет-заказа (он же маршрут-квитанция) распространяемого по технологии отложенной печати?

Электронный билет, это полноценный проездной документ дающий право на проезд. Пассажир с таким билетом может отправляться прямо на посадку в поезд. В этом заключается его основное отличие от бланка-заказа который не является проездным документом и не дает права на проезд.

2. Как выглядит электронный билет, является ли его форма унифицированной?

Электронный билет имеет утвержденную форму. На бланке билета содержится информация о поездке, пассажире, уникальный номер билета и QR-код* содержащий всю ту же информацию в зашифрованном виде. QR-код может быть распознан специальным считывающим устройством проводника либо другим устройством (мобильным телефоном, планшетным ПК) с соответствующим программным обеспечением.

*QR-код — (quick response) — двумерный штрих-код позволяющий кодировать большой объем информации. Основное достоинство такого кода в том, что он может быть распознан практически любым устройством оснащенным камерой и имеющим соответствующее программное обеспечение.  

3. Как производится посадка в поезд по электронному билету?

Проводник считывет QR-код с помощью своего считывающего устройства и проверяет у пассажира удостоверение личности. Если данные о пассажире и поездке совпадают — производится посадка.

4. Необходимо ли предъявлять удостоверение личности при посадке? Какие документы нужно предоставить?

Да, необходимо. В данный момент в списке документов удостоверяющих личность согласно Правилам перевозок пассажиров значатся водительское удостоверение и паспорт. В дальнейшем возможны изменения к правилам.

Во избежание недоразумений, рекомендуем сообщать клиентам информацию только о паспорте и водительском удостоверении, даже в случае если будет информация о посадке по другим документам.

5. Электронные билеты и «бумажные» именные билеты подразумевают указание имени и фамилии пассажира. Сколько ошибок допустимо сделать при вводе имени и фамилии пассажира?

Предусматривается не больше 3-х ошибок, так же, как и в электронных авиабилетах.

6. Кто принимает решение о посадке пассажира в конечном итоге, если есть расхождения с документом удостоверяющим личность?

Решение принимает проводник. Посадка осуществляется в том случае, если в бланке содержится менее 3 ошибок, в случае если ошибок более 3-х — проводник не допускает пасcажира до посадки.

7. На каком языке необходимо вводить имена и фамилии пассажира? Допускается ли ввод имени и фамилии на русском, английском языках и других языках?

Имена и фамилии необходимо вводить на том языке, на каком они указаны в документе, удостоверяющем личность пассажира. Если в документе удостоверяем личность имя и фамилия указаны латиницей, или на русском языке — таким же образом их нужно вводить при оформлении билета.

8. Что будет, если вместо имени Олена ввести Елена или Алена?

Имя  должно указываться, так как в документе, удостоверяющем личность. Пожалуйста, вводите данные о пассажире по возможности с документов клиента. Допускается не более 3-х расхождений.

9. Для иностранных граждан имя и фамилия должны вводиться кириллицей или латиницей?

Если в документе удостоверяющем личность имя и фамилия указаны латиницей — необходимо вводить их латиницей.

10. Какой документ должен быть предоставлен пассажиром для подтверждения своего владения электронным проездных документом при посадке в поезд если это ребенок?

Должно быть предоставлено Свидетельство о рождении ребенка (оригинал!)

11. Возможно ли получить электронный билет в кассе по коду электронного проездного документа?

Нет, в кассе не производится обмен электронного билета на любые другие документы. Электронный билет должен быть предъявлен на посадке проводнику. Если пассажиру потребуется билет на бланке строгой отчетности, он должен обратится к проводнику для его получения.

12. Возможна ли посадка в поезд лица купившего электронный проездной документ по коду билета и документу удостоверяющему личность, то есть — без предъявления бланка электронного билета, телефона или планшетного ПК с QR-кодом

Пассажир обязан предъявить бланк электронного билета или QR-код содержащий информацию о поездке.

Посадка происходит только по Посадочному документу (Бланку электронного билета) или QR-коду предстательному на экране мобильного телефона или другого мобильного устройства .

Если нет возможности распечатать посадочный документ, пассажир может сфотографировать код на телефон или планшет и предъявить проводнику для считывания кода вместе с документом удостоверяющим личность.

Рекомендуем предоставлять клиентам электронный билет в распечатанном виде, даже в случае, если билет в виде QR-кода есть на устройстве клиента.

13. Вся ли информация выводимая на бумажном бланке электронного проездного документа является необходимой и влияет на посадку пассажира в поезд?

Информация в электронном билете необходима для пассажира. Посадка осуществляется после проверки электронного билета, путем считывания кода и предъявления документа удостоверяющего личность.

14. Что будет, если QR-код не будет распознан считывателем на посадке? Устройство печати может недостаточно качественно вывести на бумажный носитель информацию, код может быть поврежден в следствии длительного хранения после распечатки

У проводника есть возможность получить информацию набрав вручную уникальный номер электронного документа содержащийся на бланке.

Пожалуйста, предупреждайте клиентов о том, что бланк электронного билета является проездным документов и его нужно сохранить в таком виде, чтобы обеспечить считывание QR-кода. Также проверяйте периодически, качество печати QR-кода принтером. 

15. Как понять в момент печати достаточно ли качественно распечатан QR-код электронного проездного документа?

Качество печати можно проверить при помощи телефона при наличии программы считывания кода. Если телефон распознает код, считыватель проводника его тоже распознает.

16. Возможно ли при покупке электронного проездного документа предъявлять на посадке в поезд не распечатку, а мобильное устройство — телефон или планшетный ПК на котором будет отображена информация по электронному проездному документу?

Да, единственное требование — QR-код должен быть хорошо виден.

17. Есть ли особые требования  к устройству на котором будет предъявляться QR-код?

Требований особых нет. Главное, что бы при считывании не было бликов на экране.

18. Каковы требования к информации, которую надо вывести на экран такого устройства для подтверждения права проезда?

С экрана считывается только код.

19. Планируется ли параллельная работа двух технологий (бланк заказа + электронного билета) на одних и тех же поездах

На начальном этапе на поезда Интерсити+ будет возможность купить электронный билет, а за час до отправления — оформить бланк заказа с которым надо обратиться в кассу для обмена на бумажный билет.

Вопросы по именным билетам оформленным по технологии отложенной печати в виде бланка заказа (маршрут-квитанции)

Введение именных билетов планируется Украинскими железными дорогами 6 апреля 2013 года. 

20. Какие документы кассир потребует от пассажира в случае оформления именных проездных документов по бланку заказа? Документ лица создавшего заказ или документы всех пассажиров указанных в заказе?

Кассиру не нужно предъявить документы пассажиров, которые будут осуществлять поездку, достаточно назвать их фамилии. Проверка документов производится во время посадки в поезд. 

21. Как будет производиться посадка в поезд пассажиров оформивших проездные документы на бланках строгой отчетности (бумажный билет)? Будет ли проводиться сверка документов удостоверяющих личность на посадке?

Посадка будет осуществляться по документу, удостоверяющему личность пассажира при посадке.

22. При оформлении проездных документов в кассе на основании бланка заказа (маршрут-квитанции) может ли проездные документы получить лицо не указанное ни на одном оформляемом документе?

До ввода именных билетов необходимо предъявить удостоверение личности и поставить подпись на квитанции представленной кассиром. После введения именных билетов  получить билет сможет пассажир чьи данные указаны в бланке заказа либо лицо назвавшее фамилию пассажира кассиру.

Источник: http://www.argest.com.ua/elektronnij-bilet/

«Билетные» вопросы с оглядкой на изменения в «командировочной» Инструкции

Должна ли бухгалтерия принимать электронные билеты?
электронный ж/д, авиа-, автобусный билет, возмещение расходов, налоговый кредит Работник сдал авансовый отчет с распечатанным электронным билетом на поезд (билет приобретен через Интернет).

Есть ли у нас основания возмещать ему расходы? Должен ли к билету прилагаться оригинал квитанции о его оплате?

«Командировочный» п.п. 170.9.

1 НКУ устанавливает, что возмещаемые работодателем расходы на проезд не включаются в налогооблагаемый доход работника при наличии:

(1) документов, подтверждающих стоимость этих расходов в виде транспортных билетов, в том числе электронных билетов;

(2) посадочного талона, если его обязательность предусмотрена правилами перевозки на соответствующем виде транспорта;

(3) расчетного документа об их приобретении (причем независимо от вида транспорта).

Однако с ж/д билетом на поезд все складывается гораздо проще. Железнодорожный билет оформляют по правилам Порядка № 331/137*. И при заказе электронного билета работник получает на электронную почту посадочный документ, который он должен распечатать.

Так вот, этот посадочный документ одновременно является и проездным, и расчетным документом (п. 5.6 Порядка № 331/137). Данные электронного посадочного, перевозочного или документа на услуги железной дороги заносятся в специализированный РРО (п. 8.6 разд. VIII Порядка № 331/137). Соответственно, он выполняет и функции фискального чека.

Поэтому при использовании электронных ж/д билетов отдельный документ, подтверждающий их оплату, не нужен. Также и не нужен посадочный талон (нужен посадочный документ).

К слову, с тем, что ж/д билет (в том числе электронный) на поезд считается расчетным документом (т. е. к нему не нужно прилагать документ об уплате), соглашаются и сами налоговики.

Так, в категории 109.10 ЗІР сказано, что распечатанный электронный проездной билет на железнодорожный транспорт считается расчетным документом, если он оформлен на соответствующем бланке проездного документа или сформирован в электронном виде согласно требованиям Порядка № 331/137.

Для возмещения стоимости проезда на поезде работнику достаточно приложить к авансовому отчету электронный проездной ж/д билет (посадочный документ), распечатанный на принтере. А расчетный документ и посадочный талон не нужны.

Для перевозки багажа достаточно приложить распечатанный электронный перевозочный документ, а для подтверждения услуг по пользованию комплектом постельных принадлежностей и услуг по резервированию мест — распечатанный электронный документ на услуги.

То же самое указано и в «командировочной» Инструкции № 59** (п. 12 разд. II), которая совсем недавно была обновлена (приказом Минфина от 28.07.2017 г. № 669)***:

«В случае использования электронного проездного/перевозочного документана поездоснованием для возмещения расходов на его приобретение являетсяраспечатанный на бумажном носителе посадочный документ,а в случае отдельного заказа услуги (в частности, услуги по пользованию комплектом постельных вещей, резервированию мест) — распечатанный на бумажном носителе документ на услуги».

При этом сразу отметим, что с билетами на другой вид транспорта (например, авиабилетами) такой вариант не пройдет (но о них расскажем чуть дальше).

Что касается отражения в учете расходов на проезд по ж/д билету, то:

— для налога на прибыль — полностью ориентируемся на правила бухучета. Никаких корректировок финрезультата не предусмотрено;

— в бухучете — расходы на проезд включаем в те статьи расходов, с которыми была связана поездка (отражают их на следующих счетах в бухучете: 23, 91, 92, 93, 94).

Расходы отражают в учете на дату утверждения руководителем предприятия Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет.

Еще один момент, на который стоит обратить внимание, — как быть с налоговым кредитом по НДС.

Транспортные билеты при условии, что они содержат (1) общую сумму платежа, (2) сумму НДС и (3) налоговый номер продавца, являются документами — заменителями налоговой накладной и дают право на налоговый кредит (п.п. «а» п. 201.11 НКУ).

Правда, здесь есть такой момент. Выше мы отмечали, что ж/д билет одновременно является и расчетным документом, т. е. выполняет и функцию фискального чека. Поэтому иногда возникает вопрос: нужно ли при отражении налогового кредита по ж/д билету применять чековый суммовой критерий в 200 грн.?

Сразу отметим — не нужно . Отражать сумму НДС в составе налогового кредита следует как по транспортным билетам, руководствуясь п.п. «а» п. 201.11 НКУ (относим в налоговый кредит всю сумму НДС, указанную в билете), а не как по фискальному чеку. Это подтверждают и сами налоговики (см., к примеру, письмо Межрегионального ГУ ГФС от 16.12.2015 г. № 27154/10/28-10-06-11).

Источник: https://i.factor.ua/journals/buh911/2017/september/issue-39/article-30607.html

Электронный билет для командировки: тонкости учета

Должна ли бухгалтерия принимать электронные билеты?

С появлением электронных билетов организовывать командировки стало проще и быстрее. Вопросы появились у бухгалтеров: как правильно заносить проездной документ в авансовый платеж сотрудника, чтобы подтвердить расходы, как делать бухгалтерские проводки и принимать к вычету НДС?

Что такое электронный билет

Как и обычный, такой билет удостоверяет факт перевозки пассажира или багажа, но делает это в электронно-цифровом формате. Стандартная форма утверждена приказом Минтранса России от 21.08.2012 №322.

После оплаты единая информационная система перевозчика формирует выписку (она называется контрольным купоном) и отправляет на электронную почту. В ней будут сведения о маршруте, тарифе, об итоговой стоимости – по аналогии с бумажным вариантом. Контрольный купон по закону – это полноценный бланк строгой отчетности (БСО).

Электронный проездной документ представляет собой билет и контрольный купон с уникальным номером и серией

В каком случае электронный билет подтверждает расходы

Первый способ подтвердить расходы – предоставить бумажный аналог на бланке строгой отчетности (контрольном купоне), в котором зашифрованы сведения из автоматизированной ИС перевозчика. Второй – подать билет не на БСО, но вместе с кассовым чеком.

Вместе с контрольным купоном можно также предоставить:

  • приказ директора о направлении в командировку;
  • документы о проживании в гостинице или о нахождении в месте командировки.

Если компания располагает чеками и счетами из гостиниц, приказом руководителя и т. д., предоставлять распечатанный билет и контрольный купон все равно нужно. Вместо последнего подойдет посадочный талон с информацией о поездке, который пассажир получает после электронной регистрации. Кассовый чек или выписка из банка в этом случае с 2013 г. не нужны.

Иногда билеты для поездок за границу оформляют на иностранном языке: чтобы подтвердить расходы, нужен перевод реквизитов

Учет билетов при их покупке сотрудником

Иногда сотрудник самостоятельно покупает электронный проездной документ на интернет-сайте на подотчетные средства как физическое лицо. Расходы списываются при наличии распечатанного билета и посадочного талона/контрольного купона. В последнем должны быть указаны: ФИО, номер поезда и места, цена, дата поездки.

Если покупку оформляет компания, бухгалтер проводит три операции: оплату, оприходование электронного документа и выдачу сотруднику. Когда эту функцию берет на себя физическое лицо, выполняют стандартную проводку по выдаче подотчетной суммы. По окончании командировки расходы на проезд списывают после утверждения авансового отчета.

В бухгалтерском учете электронные билеты, содержащие все необходимые реквизиты, относят к первичным и используют как основание для списания затрат на проезд.

Компания может доверить покупку билетов сотруднику: на этот случай разработана специальная схема проводок

Компании, практикующие покупку электронных аналогов, в соответствии со статьей 171 Налогового кодекса (НК) имеют право принять к вычету сумму НДС, включенную в платеж при проезде в командировку.

Чтобы реализовать вычет НДС, необходимо:

  • иметь на руках контрольный купон в оригинале с выделенной суммой налога;
  • сделать соответствующую запись в книге покупок;
  • внести данные в период утверждения расходов.

Сложность в том, что в электронно-цифровой версии значение НДС часто не указано отдельной строкой. В железнодорожной кассе можно запросить чек ККТ или БСО с выделенной суммой налога.

Получить вычет без выделенной строки НДС сложнее, но тоже возможно. Параллельно с утверждением авансового отчета билет регистрируют в книге покупок.

Даты покупки и авансового отчета на практике часто относятся к разным налоговым периодам. Это не является препятствием, а лишь отодвигает сроки.

К примеру, если командировка началась в мае, а окончилась в августе, НДС к вычету заявляют с III квартала – по дате авансового отчета.

Сравнение условий учета обычных и электронных ж/д билетов

Условия учетаОбычный билетЭлектронный билет
Подтверждение наличия документаБилет на бланке строгой отчетностиРаспечатанный вариант контрольного купона и посадочный талон
Подтверждение оплатыНе нужноЧек ККМ или терминала с указанием личности плательщика
Документы для вычета НДСБилет на БСО с указанием суммы НДСКонтрольный купон с выделенным НДС
Документ для подтверждения расходовБилетКонтрольный купон/посадочный талон

Являясь бланком строгой отчетности, контрольный купон подходит для подтверждения расходов на командировку

Билет потерян: как быть?

Если после командировки цифрового билета не осталось, его можно повторно распечатать из электронной почты. В отличие от контрольного купона, посадочный талон восстановить невозможно. В этом случае получить подтверждение поездки можно у перевозчика.

Статья 252 НК допускает использовать в налоговом учете такие бумаги, косвенно подтверждающие расходы:

  • дубликат или копию;
  • справку от перевозчика с указанием ФИО пассажира, маршрута, цены, даты поездки.

Электронный билет, купленный организацией для командировки сотрудника, можно вернуть в кассе и на сайте, но для этого нужны обоснования. В течение полугода от даты отправки поезда разрешено подавать заявление в форме претензии на возврат средств. Величина компенсации зависит от причины отмены поездки и срока давности. Деньги возвращаются безналичным переводом на счет плательщика.

Появление электронных проездных документов на первый взгляд несколько усложнило процесс отчетности. На самом деле процедуры подтверждения расходов на командировку и оформления вычета НДС прозрачны и после минимальной практики не вызывают у бухгалтеров сложностей.

Источник: https://vokzal.ru/blog/elektronnyj-bilet-dlya-komandirovki-tonkosti-ucheta

Судебное дело
Добавить комментарий